Чем деньги отличаются от обязательств
Деньги показывают, что лежит на счёте. Обязательства показывают, кто кому должен. Разбираем на примерах со стройки.
Коротко
Деньги — то, что можно пересчитать: на счёте, в кассе, в кармане у прораба. Запись о деньгах появляется, когда они реально пришли или ушли.
Обязательство — долг. Он появляется, когда кто-то что-то передал другому: деньги, материалы или готовую работу.
Деньги и долг живут отдельно. Поэтому возможны такие ситуации:
- Денег на счёте много, а тратить их нельзя: это аванс, под который работы ещё не сделаны.
- Работы сданы, прибыль есть, а денег нет: клиент ещё не заплатил.
Если смотреть только на деньги, в первом случае компания кажется богатой, а во втором — убыточной. Обязательства показывают настоящую картину.
Пример в одну строчку
Клиент перевёл вам аванс 100 000 ₽.
- Деньги: на счёте стало на 100 000 ₽ больше.
- Обязательство: вы должны клиенту работы на 100 000 ₽.
Вы сдали работы на 100 000 ₽ и утвердили акт.
- Деньги: не изменились, ведь никто ничего не платил.
- Обязательство: закрылось. Теперь никто никому не должен.
Вот теперь эти 100 000 ₽ действительно ваши.
Что передали — то и записали
Обязательство возникает при передаче чего угодно, что стоит денег:
| Что произошло | Кто кому теперь должен |
|---|---|
| Клиент заплатил аванс | Вы должны клиенту работы |
| Вы сдали клиенту работы по акту | Клиент должен вам деньги |
| Вы выдали прорабу наличные на материалы | Прораб должен отчитаться за них |
| Прораб отчитался за материалы | Долг прораба уменьшился |
| Вы дали подрядчику предоплату | Подрядчик должен вам работы |
| Подрядчик сдал работы | Вы должны подрядчику деньги |
Как это выглядит в Створке
В разделе Финансы, а также в карточках проекта и контрагента есть переключатель.
- Деньги — список операций: списания и поступления.
- Обязательства — кто что передал: записи «Мы передали» и «Нам передали».
Сумма всех обязательств с одним контрагентом — это его баланс. Он виден в карточке контрагента:
- Должен нам — контрагент должен вам.
- Мы должны — вы должны контрагенту.
Откуда берутся обязательства
Из операции с галочкой
При внесении платежа можно отметить Учитывать в обязательствах. Тогда одна запись работает сразу в двух местах: меняет сумму на счёте и баланс контрагента. Когда ставить галочку, разобрано в отдельной статье.
Из утверждённого акта
Когда вы утверждаете акт выполненных работ, Створка сама записывает обязательство клиента по статьям «Работы» и «Материалы». Вносить его вручную не нужно.
Вручную
Если денег не было, а передача была, добавьте обязательство. Например, подрядчик сдал работы, но оплата будет позже.
Частая ошибка
Деньги на счёте — ещё не ваши деньги
Если на счёте 500 000 ₽, но 400 000 ₽ из них — авансы за несделанные работы, свободно у вас только 100 000 ₽. Эту сумму Створка показывает в строке «Свободные».