Как отправить смету и утвердить её с клиентом
Путь сметы от проверки до выполнения: что значит каждый статус и какую кнопку нажимать.
Путь сметы
| Статус | Что значит | Что дальше |
|---|---|---|
| Черновик | Смета ещё в редакторе | Сохранить |
| На проверке | Смета создана, клиент её не видит | Проверить и нажать Отправить |
| На утверждении | Смета у клиента | Клиент соглашается, нажать Утвердить |
| Утверждена | Клиент согласен | Нажать Запустить |
| В работе | Работы идут, их можно отмечать в журнале | Закрывать работы по журналу |
| Выполнена | Всё сделано и закрыто | — |
Номер сметы
Сметы нумеруются внутри каждого проекта: 1, 2, 3. Номер выдаётся, когда смета переходит в статус На утверждении, поэтому у новой сметы его ещё нет.
Что нажимать
Проверьте смету
Раскройте смету на вкладке Сметы и проверьте каждый пункт. Затем нажмите Отправить. Смета перейдёт в статус На утверждении.
Если у клиента нет кабинета, он не получит никаких уведомлений. Так что можно спокойно работать и без его доступа, но смету ему придётся передавать и согласовывать вручную.
Согласуйте с клиентом
Клиент увидит смету в своём кабинете. Смету можно также скачать через Экспорт и отправить.
Утвердите
Как именно, зависит от статуса проекта:
- Проект новый. Если клиент согласен, нажмите Утвердить.
- Проект в работе или на паузе (например, дополнительные работы). Смета утверждается подписью клиента онлайн или загрузкой скана с подписями.
Запустите в работу
Нажмите Запустить. Только смету со статусом В работе можно закрывать в журнале.
Подпись
В интерфейсе подпись может называться ЭЦП. На самом деле это простая электронная подпись: клиент подтверждает документ кодом из СМС. Подробнее — в статье онлайн-подпись документов.
Через подпись утвердить смету может только заказчик проекта. Наблюдатель её не подписывает.
Как вернуть смету назад
- Из статуса В работе можно вернуть в Утверждена, если запуск был ошибочным.
- Из статуса Утверждена можно вернуть в На утверждении, если смета утверждена по ошибке. Смету, которую клиент подписал онлайн, так вернуть нельзя. Первую смету нельзя вернуть и тогда, когда сформирован договор.
Чтобы уменьшить объём, возвращать смету не нужно. Чтобы добавить объём, создайте доп. смету. Подробнее — в статье как изменить смету.
Почему не получается изменить смету
Подсказка на кнопке Изменить называет причину:
- Подпишите или расформируйте договор. Договор сформирован, но не подписан. Пока он в таком состоянии, смету менять нельзя.
- Смета выполнена. Выполненную смету менять нельзя.
- Статус проекта. Менять можно только в проектах со статусом Новый, В работе или На паузе.
- Проект занят. С ним работает другой сотрудник. Подождите, пока он закончит.
Заявка двигается сама
Когда первая смета уходит на утверждение, заявка автоматически переходит на этап согласования, если настроен триггер заявок.