Акт об использовании материалов и акт передачи ключей
Какие ещё акты можно создать в проекте и когда они нужны.
Откройте вкладку Акты в проекте и нажмите Новый акт. Кроме акта выполненных работ, в списке Тип есть ещё два варианта.
Акт об использовании материалов
Показывает клиенту, какие материалы купили и вернули для объекта. Выберите этот тип в списке, и акт соберётся сам.
Клиент утверждает его так же, как другие акты. Если у заказчика есть обязательства по статье «Материалы», которые ещё не вошли в акт, для перевода проекта в статус «Выполненный» нужен утверждённый акт об использовании материалов.
Из чего он собирается
Акт собирается из обязательств проекта, а не из сметы. В него попадают все записи Мы передали заказчику проекта по статье «Материалы», которые ещё не вошли в другой акт. Возвраты материала показываются отдельным блоком и уменьшают итог. Выбрать отдельные записи нельзя: то, что появится позже, войдёт в следующий акт.
| Откуда запись | Как выглядит в акте |
|---|---|
| Чек с QR‑кодом | Название магазина и наименования позиций из чека |
| Обязательство, внесённое вручную, например по накладной | Общая строка «Материалы» на всю сумму таких записей |
| Вознаграждение за организацию закупки | В той же общей строке «Материалы» |
Записи Нам передали от магазина или поставщика в акт не попадают: это ваш расход, а не долг клиента.
Утверждение этого акта не создаёт новых записей в финансах: долг клиента уже записан вместе с обязательством. Если есть неподтверждённые чеки, акт не создастся: сначала подтвердите их.
Как закрыть материалы из сметы
Если вы добавили материалы в стандартную смету, закрыть их перед клиентом можно двумя способами.
- Через журнал и акт выполненных работ. Подходит для твёрдого договора, когда в акте должны быть позиции сметы с твёрдыми ценами. Отметьте материалы в журнале, и они войдут в акт выполненных работ.
- Через акт об использовании материалов. На практике так бывает чаще: смета остаётся предварительным документом, а перед клиентом вы отчитываетесь по факту. Закупаете материал, сканируете чеки или вносите обязательства по накладным, а затем формируете этот акт.
Способы можно сочетать, но это частный случай. Например, договор твёрдый и всё закрывается актами выполненных работ, но сверх объёма вы отдельно купили материал и закрыли его актом об использовании материалов.
Как не задвоить материалы
Створка не сверяет журнал с обязательствами. Если одна и та же закупка пройдёт обоими способами, клиент заплатит за неё дважды.
Допустим, материал на 50 000 ₽ отмечен в журнале и вошёл в акт выполненных работ. Если отсканировать чек на эту же покупку и привязать его к проекту, Створка сама запишет ещё 50 000 ₽ на заказчика. Его долг вырастет на 100 000 ₽ вместо 50 000 ₽.
Как учесть расход, не задвоив долг клиента
Если материал закрываете через журнал, не привязывайте чек на него к проекту. Запишите покупку как Нам передали от поставщика и укажите проект: расход попадёт в проект, а долг клиента не изменится.
Что зависит от режима сметы
- Стандартная смета. Материалы могут быть только предварительным списком, а факт идёт по обязательствам. Смета на работы перейдёт в статус Выполнена, даже если материалы у этапов не отмечены в журнале и не вошли в акты. Отмечать их система не заставляет.
- Расширенная смета. Смета одна, и статус Выполнена она получит, только когда все её позиции, включая материалы, отмечены в журнале и вошли в утверждённые акты. Поэтому материалы из такой сметы придётся закрывать через журнал, а обязательства подходят только для закупок сверх объёма. Они не заменят журнал, как в стандартной смете.
Акт приёма-передачи ключей
Подтверждает, что вы получили ключи от объекта или вернули их.
Выберите тип
Акт приёма-передачи ключей.
Выберите действие
Получить — клиент передаёт вам ключи. Вернуть — вы возвращаете их клиенту.
Укажите количество комплектов
Нажмите Добавить.
Перед завершением проекта все комплекты должны быть возвращены: об этом напомнит окно смены статуса.